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Você sabe otimizar seu tempo?

Saiba como driblar os obstáculos e melhorar a sua produtividade


As empresas vem tratando como grande diferencial de um colaborador a capacidade de organizar bem o tempo de serviço, produzindo adequadamente dentro dos horários de trabalho, evitando horas extras e dando os retornos necessários. “O ritmo alucinante das mudanças, a avalanche de dados e informações, a pressão do mercado para se produzir mais, com menor custo e tempo possíveis, reforçam a necessidade de gestão compartilhada e produtiva do tempo para garantir lucratividade, empregos bons e estáveis com qualidade de vida”, explica Ricardo Barbosa*, diretor executivo da Innovia Training & Consulting, pós-graduado em Gestão de Projetos pela Fundação Vanzolini.

Porém, as dificuldades para um profissional se adequar a esta demanda de mercado é muito grande. Os pontos que potencializam essas dificuldades são:

• Ausência de foco - O colaborador acumula várias obrigações e deseja resolver tudo ao mesmo tempo; o resultado é que nenhuma das obrigações é feita.

• Falta de concentração na tarefa em execução - o colaborador leva para empresa problemas pessoais, além de conversas paralelas que faz com que o resultado fique prejudicado.

• Ausência de planejamento - Não sabendo se planejar ocorre confusão e não se estabelece prioridades.

• Acomodação que gera desmotivação - Muitos colaboradores não buscam fazer um trabalho diferenciado, criando um ciclo vicioso na relação acomodação e desmotivação.

• Procrastinação - deixar tudo que se pode fazer hoje para o amanhã.

• Refém de ferramentas tecnológicas - as pessoas ficam apegadas ao celular e ao uso de e-mail de forma errada (checar caixa de correspondência toda hora).

Por outro lado, Ricardo Barbosa reforça que isso não significa que o colaborador não tem direito de descansar e que o chefe deve ser carrasco. “O descanso é fundamental para que se possa ser produtivo. Nenhum profissional é 100% do seu tempo, temos que cada vez mais exercer o famoso ócio criativo. Uma forma eficaz é utilizar o quadrante do tempo, em que você irá separar suas atividades em: Crises (importante e urgente), Urgências (urgente, mas não importante), Planejamento (importante, mas não urgente) e Rotina (nem importante e nem urgente)”.

A pessoa estabelecendo bem essa relação com o tempo terá muito mais tempo para sua vida pessoal, caindo com o mito de que o colaborador dedicado é o que só pensa no trabalho. “Só pensar no trabalho não é bom, pois afeta diretamente a nossa saúde, família e qualidade de vida. Quando planejamos nossas atividades, conseguimos ser produtivos”, alerta.

Principais dicas para otimizar seu tempo:

• Estabeleça prioridades;

• Discipline reuniões;

• Discipline horários para conversas;

• Estabeleça código de conduta telefônica e para eletrônicos;

• Evite acumular funções que não sejam suas.

 

(*) É diretor executivo da Innovia Training & Consulting, Engenheiro de Produção formado pela UNIP, pós-graduado em Gestão de Projetos pela Fundação Vanzolini, especialista em Project Management pela FGV.

 

 

Fonte: Empresas & Negócios

Em: 6/6/2012


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